PROWADZENIE NEGOCJACJI

1. Żądaj więcej, niż spodziewasz się uzyskać. Jest to jedna z podstawowych reguł udanych negocjacji. Można wyróżnić pięć powodów, dla których warto mierzyć wyżej od oczekiwań.
   • po pierwsze możemy to otrzymać;
   • po drugie stwarzamy sobie pole do ustępstw;
   • zwiększamy atrakcyjność naszej propozycji według zasady „dobre, bo drogie”;
   • mając przestrzeń do ustępstw, ograniczamy ryzyko impasów w negocjacjach;
   • ustępując, dajemy partnerom poczucie wygranej.
2. Nigdy nie przyjmuj pierwszej propozycji partnerów negocjacji. Jeżeli przyjmiemy pierwszą propozycję, nasi partnerzy mogą pomyśleć: „Mogłem zażądać lepszych warunków i następnym razem tak zrobię” albo „Coś tu musi być nie tak”. Stosujmy tę zasadę także w przypadku, kiedy druga strona zaproponuje nam lepsze warunki, niż oczekujemy.
3. Okazuj językiem ciała zaskoczenie pierwszą propozycją partnera negocjacji. W negocjacjach liczy się nie tylko to, co mówimy, ale również sposób, w jaki to komunikujemy. Mowa ciała, mimika oraz ton głosu wpływają na odbiór naszych słów. Dlatego warto, aby reakcje niewerbalne były spójne z przekazywanym komunikatem. Jeżeli pierwsza propozycja drugiej strony znacząco odbiega od naszych oczekiwań, umiarkowane okazanie zaskoczenia może skłonić rozmówcę do ponownej oceny swojego stanowiska. Oto powody:
   • partner negocjacji może uznać, że jego oczekiwania są zbyt wygórowane i już na początku rozmowy będzie bardziej skłonny do ustępstw;
   • spójna reakcja niewerbalna wzmacnia wiarygodność naszego stanowiska i pokazuje, że przedstawiona propozycja rzeczywiście odbiega od naszych oczekiwań.
   Taką zasadę można stosować również podczas rozmów telefonicznych. Odpowiednia intonacja głosu, krótka chwila milczenia czy wyraźne zdziwienie mogą skutecznie zakomunikować, że propozycja wymaga dalszych negocjacji.
4. Staraj się, aby druga strona ujawniła swoją propozycję jako pierwsza. Doświadczeni negocjatorzy wiedzą, że uzyskują przewagę, jeśli sprowokują partnerów do ujawnienia oczekiwań, zanim uczynią to sami. Przemawia za tym kilka powodów:
   • pierwsza propozycja drugiej strony może być lepsza, niż się spodziewamy;
   • uzyskujemy więcej informacji o partnerze i pozwoli nam to ewentualnie przeformułować własną taktykę, zanim ujawnimy cokolwiek;
   • umożliwiamy poznanie widełek negocjacyjnych drugiej strony;
5. Udawaj niezdecydowanego sprzedawcę / nabywcę, ponieważ:
   • stosując tę taktykę możemy zmniejszyć widełki oczekiwań drugiej strony jeszcze zanim zaczniemy negocjować;
   • druga strona zazwyczaj zredukuje o połowę swoje aspiracje, jeżeli dostrzeże, że nie zależy nam aż tak bardzo na osiągnięciu porozumienia.
6. Nie dziel różnicy na połowę / Nie stosuj krakowskiego targu. Jest kilka powodów, które za tym przemawiają:
   • proponując podział różnicy między stanowiskiem naszym a partnerów, nie oznacza to, że zachowamy dokładnie połowę różnicy; być może zostaniemy zmuszeni do dalszych ustępstw;
   • proponując podział różnicy między stanowiskami, dajemy przyzwolenie do podziału różnic w innych negocjowanych kryteriach;
   Jeżeli druga strona zaproponuje nam podział różnicy, możemy bardzo niechętnie zgodzić się na ich propozycję. W ten sposób damy im satysfakcję ze zwycięstwa.
7. Stosuj zasadę imadła. Imadło jest bardzo efektywną taktyką negocjacyjną. Jej rezultaty często pozytywnie zaskakują. Zasada imadła zawiera się w prostej odpowiedzi na propozycję drugiej strony: „Oczekiwałem lepszej propozycji!” Zapamiętajmy kilka wskazówek:
   • odpowiadajmy na propozycję drugiej strony słowami: „Spodziewałem się lepszej propozycji”;
   • jeżeli druga strona użyje zasady imadła, odpowiedzmy: „Czego się spodziewaliście?”;
   • walczmy o każdą złotówkę; niech duże sumy negocjowanej umowy nie umniejszają wartości „niewielkich” kwot.
8. Ustępując, żądaj czegoś w zamian oraz mów: „Jeżeli zrobiłbym to ustępstwo, co zrobilibyście dla mnie?” Róbmy tak, ponieważ:
   • po prostu możemy coś otrzymać;
   • zwiększamy wartość naszego ustępstwa w oczach drugiej strony;
   • co najważniejsze, ograniczamy apetyt drugiej strony.
   Nie żądajmy czegoś konkretnego. Może to zaostrzyć konfrontację.
   
   To, co mówimy na początku negocjacji często determinuje klimat rozmów. Druga strona szybko wyczuwa, czy negocjujemy według zasady win-win, czy raczej jesteśmy negocjatorami, którzy chcą zagarnąć wszystko. Dlatego zwracajmy uwagę na to, co mówimy na początku negocjacji. Jeżeli druga strona przyjmie stanowisko, z którym zupełnie się nie zgadzamy, nie kontrargumentujmy. Polemika zwykle wzmacnia dążenie drugiej strony do dowiedzenia jej racji. Dużo lepiej przyznać rację co do intencji naszych partnerów negocjacji oraz zastosować taktykę: Myśli, myślał, okazało się. Powiedzmy: „Wiem co Pan/i ma na myśli. Podobnie myślało kilka osób w podobnej sytuacji. I co się później działo? Kiedy przyglądnęliśmy się bliżej tej sprawie, zawsze okazywało się, że …”
9. Inną korzyścią stosowania formuły: Myśli, myślał, okazało się jest fakt, że zyskujemy czas na myślenie. Czasami w trakcie negocjacji ujawnią się rzeczy, których się nie spodziewaliśmy. Jesteśmy zaskoczeni. Nie wiemy, co powiedzieć. Jeżeli jednak pamiętamy zasadę Myśli, myślał, okazało się, możemy powiedzieć: „Rozumiem, co Pan/i o tym myśli. Wiele osób miało podobne odczucia. Zwykle okazywało się, że ..” W czasie, kiedy to mówimy, przyjdzie nam na myśl odpowiednie sformułowanie. Tę regułę zastosujmy także w przypadku odpowiadania na zastrzeżenia. Na przykład jesteśmy sprzedawcą. Dzwonimy do potencjalnego klienta, aby umówić spotkanie. Rozmówca mówi: „Nie mam czasu, aby tracić go na rozmowy z przedstawicielami handlowymi”. Pewnie odpowiadamy: „Rozumiem co Pan/i teraz myśli. Dzwoni kolejny przedstawiciel handlowy, aby zachwalać swe produkty. Spotkałem się z podobnymi reakcjami klientów. Na spotkaniach okazywało się jednak, że rzeczowo dyskutowaliśmy na temat zalet i wad mojej oferty.”
10. Koncentrujemy się na momentach wspólnych, ujawnionych w negocjacjach, próbując zminimalizować powstałe różnice.
11. Na wstępie należy określić czas przeznaczony dla poszczególnych stron na omówienie własnego stanowiska. Wprowadzenie takiego porządku obrad pozwoli na oszczędne gospodarowanie czasem i sprawne analizowanie kolejnych problemów.
12. Rozpoczynaj negocjacje od tych spraw, co do których - jak sądzisz - osiągnięcie porozumienie. Kwestie najtrudniejsze pozostaw na koniec, nawet jeśli wydaje ci się logiczne rozpoczynanie od tego, co może uniemożliwić kompromis. Takie postępowanie spowodowane jest dwoma czynnikami:
    • rozwiązanie łatwych spraw nadaje negocjacjom rozpędu, zgodnie z zasadą „sukces rodzi sukces”,
    • dyskusja nad problemami prostymi może ujawnić te elementy, które mogą pomóc w rozwiązywaniu kwestii trudniejszych.
13. Podsumuj to, co już osiągnięto. Krótkie, lecz częste rekapitulacje pomagają utrzymać tempo rozmów i upewniają partnerów, że słuchasz ich argumentów. Nie każdy moment jest dobry na podsumowanie. Czekaj cierpliwie na spokojniejszą chwilę, zwracając uwagę na słowa i ton rozmówców.
14. Prowadź przetarg. Staraj się za każde ustępstwo coś zyskać. Możesz zrezygnować z kwestii mało ważnej dla ciebie, ale ważnej dla drugiej strony. Twój przeciwnik może postąpić podobnie.
15. Unikaj łatwych ustępstw, ustępuj powoli.
16. Staraj się zrozumieć racje drugiej strony. Jednak zbyt głębokie „zrozumienie” może ci szkodzić - możesz być zbyt skłonny do niepotrzebnych ustępstw.
17. Nie wyrażaj ostatecznej zgody na cząstkowe rozwiązanie zanim nie upewnisz się, że ma to sens ze względu na całość porozumienia. Z ustępstw trudno się wycofać, dlatego zgadzaj się na poszczególne elementy porozumienia warunkowo: „zgoda na X pod warunkiem, że osiągniemy porozumienie w sprawie Y i Z”.
18. Unikaj „ślepych zaułków” w dyskusji. Nie dawaj się wprowadzić w sytuację bez wyjścia, na straconą pozycję. Jednocześnie nie stawiaj ultimatum i nie zajmuj publicznie nieprzejednanego stanowiska. Negocjacje ze straconej pozycji przekształcają się w „walkę”, której celem staje się pokonanie przeciwnika za wszelką cenę.
19. Pomagaj drugiej stronie. Jest to rodzaj kredytu, który zobowiązuje partnera.
20. Wykorzystuj milczenie. Milczenie nie oznacza zgody ani odrzucenia propozycji. Jeśli mówisz więcej niż druga strona - mówisz za dużo. Milczenie jest najlepszą reakcją na atak, pomaga rozładować emocje, nie idziesz na ustępstwa.
21. Negocjacje muszą mieć swoje tempo. Nie szkodzi, gdy część czasu poświęcisz na niezobowiązującą rozmowę. Celowe jest przerywanie dyskusji, gdy do głosu dochodzą emocje.
22. Nie dawaj się wciągnąć w dyskusję naładowaną emocjami. Jeśli pojawią się emocje:
    • wycofaj się, poproś o przerwę, słuchaj w milczeniu, nie potakuj głową ani nie mów „aha”, podtrzymuj kontakt wzrokowy i obojętny wyraz twarzy, po wysłuchaniu ataku zaproponuj dalszy konstruktywny porządek obrad,
    • zareaguj otwarcie na agresję rozmówcy stwierdzając, że uważasz ją za bezproduktywną i zaproponuj skoncentrowanie się na problemach nie wywołujących emocji,
    • zamanifestuj swoją siłę i stanowczość.
23. Stwarzaj wrażenie, że doceniasz przeciwnika. Dlatego nigdy nie odpowiadaj na jego kontrargumenty stwierdzeniami typu: „myli się pan” albo „to nieprawda”, staraj się raczej wypracować dyskusję tworzącą wspólne porozumienie poprzez zdania typu: „ale czy pan wziął pod uwagę fakt, że...”
24. Gdy zgubiłeś się w dyskusji możesz się odnaleźć przy pomocy postawienia pytania lub poproszenia o streszczenie fragmentu rozmowy np. „jeśli się nie mylę to proszę mnie poprawić, ale czy chodzi wam o to, aby...” Za sprawą takich potknięć stajesz się dla partnerów bardziej „ludzki”.
25. W czasie negocjacji bądź spokojny i opanowany. Staraj się nie sprawiać wrażenia, że w pewnych kwestiach możesz powiedzieć tylko TAK lub NIE bądź też, że każda ważniejsza sprawa musi być z kimś uzgadniana. Twój partner może dojść do wniosku, że rozmowy z tobą to strata czasu.

Autor: Janusz Buzek
Trener biznesu

Przeczytany artykuł to jedynie wprowadzenie do tematu negocjacji. Największy postęp osiąga się wtedy, gdy wiedzę można od razu przećwiczyć w praktyce i otrzymać informację zwrotną od doświadczonego trenera. Jeśli chcesz rozwinąć swoje kompetencje negocjacyjne i zyskać większą swobodę podczas rozmów biznesowych, zapraszamy na nasze szkolenia.